Comment se produit un annuaire de diplômés ?

A l’occasion de la distribution de l’annuaire papier 2020 des diplômés AgroParisTech, nous avons interrogé Laurence le DAIN sur le cycle de conception d’un annuaire d’anciens élèves.

•  Quelles sont les différentes étapes de « fabrication » de l’annuaire ?

 Le premier point et de loin le plus important, c’est la mise à jour des coordonnées des membres. Ainsi les étudiants sont intégrés dans la base de données dès leur entrée en première année même s’ils n’apparaissent dans l’annuaire qu’une fois diplômés. La mise à jour des coordonnées personnelles et professionnelles est très importante car elle nous permet d’avoir une base vivante, avec laquelle nous pouvons communiquer et échanger. Les membres mettent à jour leur coordonnées en se connectant à leur espace personnel ou en nous contactant directement. En toute logique, si les coordonnées sont mises à jour, l’annuaire sera à jour ! Sans l’implication des membres, l’annuaire n’aurait aucun sens.

Une fois vos coordonnées mises à jour, c’est la période d’harmonisation des données. Nous validons les coordonnées mises à jour, après vérification, par exemple, de la cohérence d’un code postal, d’une adresse mail…. Nous sommes attentifs au moindre détail, il ne faudrait pas que l’on fasse déménager un habitant de Laval en Mayenne jusqu’à Laval au Canada.

Nous mettons également nous-mêmes à jour vos coordonnées tout au long de l’année, en fonction des informations qui nous parviennent : journal officiel des nominations, départ en retraite, annonce dans la presse… C’est un travail de veille récurrente que nous développons avec quelques bénévoles.

Généralement en mars, c’est la période de l’extraction et du traitement des fichiers alphabétiques, géographiques, par promo et professionnelles pour les adapter à l’édition papier. Nous vérifions et complétons les informations puis les envoyons à notre régie pour mise en forme des fichiers. On peut percevoir cette étape comme un véritable casse-tête : des noms de ministères qui changent régulièrement, aux codes NAF très peu renseignés dans les coordonnées professionnelles, en passant par les nomenclatures à respecter pour identifier les fonctionnaires publiques, c’est un véritable travail de fourmi.

En parallèle, nous nous attelons à une partie plus créative en rédigeant les pages rédactionnelles : présentation de l’association, de l’école, de la fondation….  Et planchons sur la page de couverture.

Après une série d’aller et retour entre la régie et l’association, le BAT est donné en juillet.  L’impression est lancée pour une distribution début septembre.

• Que faut-il faire pour être dans l’annuaire et pour le recevoir ?

Tous les diplômés d’AgroParisTech et des écoles qui l’ont précédée sont dans l’annuaire. Les informations sont complètes pour les membres ayant cotisé au moins une fois au cours des trois dernières années. Pour les membres n’ayant pas cotisé depuis plus de trois ans, seules les données personnelles sont affichées ; enfin, pour les non cotisants depuis dix ans, seuls les noms, prénoms, écoles et promos sont indiquées.

Pour recevoir l’annuaire, il faut avoir cotisé au cours de l’année. Mais vous pouvez demander à ne pas recevoir l’annuaire papier pour n'avoir accès qu’à l’annuaire en ligne sur le site.

•  En quoi est-il utile ?

Comme l’indiquait Marie-Christine Huau dans son édito de l’annuaire 2020 : l’annuaire représente une exceptionnelle diversité des diplômés. Il est précieux pour valoriser le diplôme et la formation, auprès de nos différents réseaux, des autres associations de ParisTech Alumni, des institutionnels, des employeurs, des élus, des décideurs. Il permet à chaque membre de retrouver ses camarades de promo, aux jeunes étudiants d’y chercher des contacts lors de recherches d’emploi….

En résumé, c’est un travail au quotidien indispensable pour créer ou maintenir le lien entre les alumni.

Laurence le DAIN, Responsable des projets associatifs et Gaël LERAY, Chargée de la vie associative - AgroParisTech Alumni